聖地牙哥大學研究生院如何透過HubSpot CRM平台優化招生推廣

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聖地牙哥大學（University of San Diego, USD）的領導與教育科學學院（SOLES）率先將Salesforce替換為HubSpot CRM平台，用於招生推廣與學生聯繫管理。此舉取得顯著成功，促使其他四所研究生院相繼採用HubSpot，推動大學中央行銷部門升級至企業版帳戶，供所有研究生院使用。透過HubSpot的自動化功能、360度聯繫人視圖與客製化品牌模板，五所研究生院實現了更高效的招生流程，事件報名數量增加10倍，有機關鍵字成長50%，並節省每週2至4小時的作業時間。

背景：Salesforce的挑戰與招生需求

聖地牙哥大學的概況

聖地牙哥大學是一所位於美國的現代天主教大學，致力於培養創新型領袖，應對人類的重大挑戰。該校擁有超過1000名員工，研究生院包括領導與教育科學學院（SOLES）、Hahn護理與健康科學學院、Knauss商學院、Joan B. Kroc和平研究學院，以及專業與繼續教育學院。這些研究生院需要高效的招生推廣系統，以吸引優質學生並提升報名轉換率。

SOLES的招生與推廣主任Dahlia Najor表示：「我們是一個五人小團隊，需要一個既能自動化流程又易於使用的工具。」然而，SOLES使用的Salesforce系統無法滿足這些需求，導致多項挑戰。

Salesforce的限制

SOLES及其他研究生院在使用Salesforce時面臨以下問題：

  1. 自動化困難：Salesforce的自動化功能操作複雜，SOLES無法有效實現所需的自動化流程。
  2. 缺乏360度聯繫人視圖：無法提供完整的學生旅程視圖，Dahlia需要切換多個頁籤拼湊資訊，影響決策效率。
  3. 客製化與品牌化受限：Salesforce的電子郵件模板客製化功能有限，無法創建品牌化的溝通內容。
  4. 頻繁錯誤：系統常出現錯誤，需不斷調整活動、電子郵件與報表，甚至有時因未發現錯誤導致活動推廣失敗（如電子郵件未寄出）。
  5. 潛在客戶跟進不足：其他研究生院（如Knauss商學院）在廣告活動後，無法有效處理大量潛在客戶，導致機會流失。

Vicky Torres（Knauss商學院）表示：「我們每天收到數百個潛在客戶，但無法全部跟進。我們需要一個更好的系統。」

這些挑戰促使USD尋求一個更直觀、高效的CRM解決方案。

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HubSpot CRM平台的解決方案

選擇HubSpot與合作夥伴

SOLES率先與HubSpot白金級解決方案合作夥伴Direct Development合作，評估並導入HubSpot CRM平台，包括Marketing Hub與Sales Hub。Dahlia表示：「Direct Development向我們展示了HubSpot的功能，我們立刻決定採用。」

HubSpot的優勢在於：

  • 易用性：直觀的介面讓小團隊也能快速上手。
  • 自動化功能：簡化電子郵件序列與事件管理，節省時間。
  • 360度聯繫人視圖：提供完整的學生旅程數據，支援個人化溝通。
  • 客製化能力：支援品牌化模板與靈活的內容設計。
  • 可靠性：減少系統錯誤，確保活動順利執行。

核心策略與應用

USD的五所研究生院利用HubSpot實現以下關鍵策略：

  1. 電子郵件序列自動化：
    • HubSpot的自動化工作流程根據聯繫人行為（如開啟電子郵件或點擊連結）觸發後續郵件，提升溝通效率。
    • Dahlia表示：「HubSpot的自動化讓我們有更多時間專注於策略、推廣與活動管理。」
  2. 客製化與品牌化模板：
    • 使用HubSpot的電子郵件編輯器，團隊輕鬆創建品牌化的模板，確保所有溝通內容具有一致的視覺風格。
    • 現有模板可快速調整以適應新活動，減少設計時間。
  3. 可靠的事件管理：
    • HubSpot的活動管理功能取代了Salesforce的繁瑣流程，確保活動推廣穩定執行。
    • Dahlia表示：「一旦在HubSpot創建活動，我知道它一定會正常運作，這讓我們省心不少。」
  4. 360度聯繫人視圖：
    • HubSpot提供完整的聯繫人行為數據，包括網站瀏覽記錄、開啟的電子郵件與點擊的連結。
    • 團隊利用這些數據優化溝通策略，例如移除無效的推廣內容（如未瀏覽的虛擬導覽）並提供更相關的資訊。
    • 在招生諮詢前，團隊可根據聯繫人行為（如瀏覽教師頁面）客製化諮詢內容，提升學生體驗。
  5. 數據驅動的行銷優化：
    • HubSpot的報表功能讓團隊即時追蹤活動表現，調整廣告內容與電子郵件主題，提升響應率。

跨院系推廣與企業版升級

SOLES的成功經驗迅速傳播至其他研究生院，包括Hahn護理與健康科學學院、Knauss商學院、Joan B. Kroc和平研究學院，以及專業與繼續教育學院。這些院系因HubSpot的易用性與創意性功能紛紛要求加入SOLES的帳戶。

大學中央行銷部門的副總裁Peter Marlow注意到這一趨勢，決定升級至HubSpot企業版帳戶，供所有研究生院使用。品牌行銷與溝通主任Krystn Monroe表示：「Peter意識到HubSpot是每個人都想使用的工具，他授權我們升級並全面採用。」

顯著成果：招生效率與成效的飛躍

五所研究生院採用HubSpot後，取得了以下成果：

  • 事件報名數量增加10倍：透過HubSpot發布活動內容並實施智能電子郵件養成，SOLES實現了有史以來最高的活動報名與參與率。
  • 有機關鍵字成長50%：HubSpot的SEO工具與內容管理功能提升了網站可見度，吸引更多有機流量。
  • 每週節省2至4小時：自動化電子郵件序列、活動管理與報表生成減少了手動操作時間。
  • 應對線上轉型挑戰：在疫情期間，HubSpot支持快速轉向100%線上活動與諮詢，確保招生流程不中斷。
  • 提升潛在客戶跟進效率：Knauss商學院等院系有效處理大量潛在客戶，減少機會流失。

Dahlia總結：「HubSpot提供了我們所需的數據與可見性，讓我們能更高效地完成工作，穩定且有效地向潛在與錄取學生傳遞正確的溝通內容。」

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對台灣高等教育機構的啟示

聖地牙哥大學的案例為台灣的高等教育機構提供了寶貴的學習機會。以下是實務建議，幫助台灣院校利用HubSpot優化招生推廣與學生管理：

1. 採用易用的CRM平台

Salesforce的複雜性讓USD的小團隊不堪重負。台灣院校應選擇HubSpot這樣直觀且易上手的CRM平台，特別適合小型招生團隊，快速實現自動化與數據管理。

2. 實現360度學生視圖

HubSpot的聯繫人視圖讓USD能全面追蹤學生行為。台灣院校可利用此功能，監控潛在學生在網站上的互動（如瀏覽課程頁面、參加線上說明會），並根據行為客製化溝通內容。

3. 自動化電子郵件序列

USD透過自動化電子郵件提升效率。台灣院校可設計觸發式電子郵件序列，例如當學生提交查詢表單後自動發送課程資訊，或在活動報名前發送提醒郵件。

4. 客製化品牌化溝通

HubSpot的模板功能讓USD的溝通內容更具品牌一致性。台灣院校應利用HubSpot的編輯器，創建符合校園風格的電子郵件與登陸頁面，提升專業形象。

5. 可靠的事件管理

HubSpot的穩定性讓USD無需擔心活動失敗。台灣院校可利用HubSpot管理招生說明會、校園導覽等活動，確保推廣流程順暢。

6. 應對線上招生需求

USD在疫情期間快速轉向線上活動。台灣院校應利用HubSpot的線上工具（如虛擬活動管理、webinar功能），適應遠距招生需求，提升學生參與度。

7. 數據驅動的行銷優化

HubSpot的報表功能幫助USD調整行銷策略。台灣院校應設定關鍵績效指標（如報名率、網站流量），並利用HubSpot的儀表板即時分析成效。

8. 與專業合作夥伴協作

USD與Direct Development的合作加速了HubSpot的導入。台灣院校可尋求HubSpot認證的合作夥伴，確保系統配置符合招生需求。

9. 跨院系整合應用

USD的企業版帳戶支持多院系使用。台灣院校可考慮採用HubSpot企業版，實現跨院系的統一招生管理，提升資源共享效率。

10. 培訓內部團隊

HubSpot的易用性讓USD的新員工快速上手。台灣院校應利用HubSpot的培訓資源與認證課程，提升招生團隊的系統應用能力。

結論：HubSpot賦能高等教育的招生轉型

聖地牙哥大學五所研究生院的案例展示了HubSpot CRM平台在優化招生推廣中的強大潛力。透過自動化電子郵件序列、360度聯繫人視圖、客製化品牌模板與可靠的事件管理，USD實現了10倍的事件報名增長、50%的有機關鍵字提升與顯著的時間節省。對台灣高等教育機構而言，HubSpot不僅是一個CRM工具，更是實現數位化招生、提升學生體驗與運營效率的關鍵夥伴。透過借鏡USD的經驗，台灣院校可以打造數據驅動的招生策略，在競爭激烈的教育市場中脫穎而出，吸引更多優質學生。

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